О чем важно помнить при реализации грантового проекта?

1. Внимательно изучите договор (соглашение) о предоставлении грантовых средств

Договор в письменном виде закрепляет взаимные обязательства грантодателя и получателя гранта. Грантодатель указывает, сколько средств предоставляет на реализацию конкретного проекта в фиксированные сроки, и просит предоставить подробный отчёт об использовании этих средств, чтобы убедиться в их целевом использовании. Получатель гранта обязуется расходовать полученные средства только в рамках реализации проекта и вовремя исполнить договоренности.

Внимательно ознакомьтесь с условиями предоставления гранта, вашими правами и обязанностями, а также ответственностью сторон. Последний раздел становится особенно актуальным в случае, если грантодатель или получатель гранта не в полном размере исполнили свои обязательства.

В договоре всегда прописаны даты, в которые необходимо реализовать проект, а также те результаты, которых вы должны достигнуть (показатели). Обратите внимание на то, как сформулированы показатели – именно в соответствии с ними надо будет отчитываться за грант.

Помните, что незнание условий и деталей подписанного договора не освобождает от ответственности.

2. Отчетность начинается с первого дня реализации проекта

Обычно отчетность по гранту состоит из двух частей – финансовая и аналитическая. Первая содержит документы, которые подтверждают целевое расходование полученных средств. Аналитическая часть включает в себя материалы и информацию, которые подтверждают непосредственно реализацию мероприятий и достижение результатов проекта (показатели).

Мы привыкли, что отчетность – это документы, которые надо заполнять в конце квартала, календарного года или другого отчетного периода. Однако это большое заблуждение. Формирование отчётности по гранту – это процесс сбора и заполнения документов непосредственно в момент реализации проекта. Получателю грантовых средств по договору всегда предоставляется период, в который необходимо предоставить отчетность. Многие думают, что именно в этот период надо формировать отчетность, но это время, когда документы необходимо направить на проверку, а не заниматься их сбором.

Оплатили услугу исполнителю за счёт грантовых средств – значит, за этот расход необходимо будет отчитаться перед грантодателем. Да, не сегодня и не завтра, но по окончании сроков реализации проекта, например, через 11 месяцев. К этому времени есть риск потерять документы, забыть про них или про детали расхода. Определите уже сейчас договор об оказании услуг, акт выполненных услуг и платежное поручение в отдельную папку, начните формировать реестр расходов и отчетных документов по гранту, чтобы не искать их в срочном порядке в последний момент. 

Провели мероприятие – приведите в порядок списки регистраций участников, фотографии с мероприятия, краткое описание того, что в ходе встречи было сделано или достигнуто, возможно, отзывы.

Помните, что эти документы подтверждают соблюдение вами обязанностей по договору в части целевого использования полученных грантовых средств, и что в договоре всегда есть пункт про ответственность, которая наступает в случае ненадлежащего исполнения сторонами своих обязательств. 

3. Иногда реализация проекта идёт не по плану – «молчать нельзя уведомлять»

Да, так бывает. Иногда заказанное оборудование задерживается с доставкой, спикер отказывается приехать в назначенный день мероприятия, а природный пожар или наводнение на неопределенный период делают невозможным добраться до целевой группы проекта. В эти моменты, конечно, придется справляться с форс-мажорными ситуациями, искать новые решения, но важно помнить, что всё это вы делаете в рамках исполнения условий договора.

Если в процессе реализации проекта у вас что-то идет не по графику, есть объективные причины для внесения изменений в исходные договоренности, сообщите об этом грантодателю. Попросите совета, помощи или содействия в решении сложившейся ситуации. Важно, чтобы грантодатель знал – вы заинтересованы в том, чтобы использовать грант по назначению и реализовать социально значимый проект, не скрываетесь и не планируете извлекать материальную выгоду из сложившейся ситуации.

4. Профессиональная команда нужна не для высокого балла, а для слаженного взаимодействия при реализации проекта

Команда – это те люди, которые не только своим опытом и компетенциями помогают получить высокий балл по критерию, но и активно участвуют в реализации проекта. Распределение обязанностей и назначение ответственных важно при разработке проекта или заполнении заявки, но, если этого не получилось сделать заранее, уделите этому время как можно скорее. 

Руководитель проекта должен понимать зону ответственности как свою, так и других членов команды. Чтобы не получилось ситуации, что оплатили услуги сразу двум ведущим для проведения одного и того же мероприятия (или вообще ни с кем не договорились), потому что сразу несколько человек из команды взяли на себя эти функции (или никто не взял).

Предусмотреть абсолютно всё заранее, скорее всего, не получится. Какие-то процессы придётся распределять по ходу их выполнения, поэтому пусть у вас будут хотя бы ответственные люди за те события, о которых вы знаете уже сейчас.