Чек-лист перед подачей: что важно проверить в проектной заявке

Перед отправкой заявки важно внимательно проверить, насколько логично и полно она подготовлена. Даже сильная идея может получить низкую оценку, если заявка недостаточно проработана. Этот чек-лист поможет последовательно проверить ключевые разделы проекта: от обоснования проблемы до финансовой части, и убедиться, что заявка оформлена корректно и готова к подаче.

1. Изучите положение о конкурсе и методические рекомендации
Именно в этих документах прописаны основные условия участия в конкурсе, требования к заявителю, правила оформления каждого раздела заявки и критерии, которыми руководствуются эксперты при оценке заявки. Это позволит вам избежать самых частых ошибок, тем самым сэкономив время на написание заявки и увеличив свои шансы на победу. Дополнительно мы рекомендуем ознакомиться с разделом «Поддержка» на сайте ФПГ

2. Подтвердите проблему, которую решает проект
Убедитесь, что проблема действительно существует и актуальна для выбранной целевой группы. Она должна быть подтверждена результатами собственного исследования или ссылками на открытые источники данных, такие как официальная статистика, научные исследования или публикации в СМИ. Старайтесь описывать проблему максимально конкретно, опираясь на реальное положение дел, избегайте размытых и общих формулировок. Постарайтесь убедить экспертов, что проблему действительно необходимо решить, и именно вы свои проектом можете это сделать.

3. Проверьте соответствие географии проекта решаемой проблеме
Подтвердите наличие проблемы на каждой выбранной вами территории. Предусмотрите в календарном плане мероприятия, вовлекающие целевую группу в каждой из заявленных территорий. Если география проекта расходится с географией деятельности организации по уставу, приложите к заявке письма поддержки от партнеров, подтверждающие актуальность вашего проекта на каждой из заявленных территорий.

4. Убедитесь, что результаты проекта относятся к целевой группе
Количественные результаты выражаются в людях и отражают, сколько человек из вашей целевой группы вы охватите в рамках реализуемых мероприятий. Качественные результаты показывают, каким именно изменениям подвергнется ваша целевая группа благодаря проекту: какие знания, умения или опыт они получат. Помните, что за те показатели, которые вы укажете в результатах, необходимо будет отчитываться, поэтому пишите их реалистично, не завышая и не занижая, а также заранее подумайте, какими способами измерения вы будете подтверждать, что смогли достигнуть заявленных результатов.

5. Сверьте задачи проекта с календарным планом
Каждое мероприятие должно быть связано с задачей и помогать в ее реализации. Каждая задача проекта должна быть реализована не менее чем двумя мероприятиями. Если задача проекта решается всего одним мероприятием, это не задача, а мероприятие.

6. Проверьте соответствие результатов мероприятий в календарном плане всему проекту
Результаты должны быть логичным итогом проведенных мероприятий. Важно, чтобы количественные и качественные показатели можно было проследить через ваш календарный план. Не должно возникнуть ситуации, когда сумма представителей целевой группы по итогам реализации всех мероприятий расходится с общими целевыми показателями проекта.

7. Оцените соответствие команды заявленным ролям
Посмотрите, соответствует ли опыт и компетенции участников проекта их функциям. Экспертам важно видеть, что команда обладает необходимыми знаниями и навыками для реализации проекта. Членов команды должно быть достаточно для того, чтобы реализовать все задуманные мероприятия хорошо, и в то же время команде не должно быть людей, не выполняющих никаких значимых в рамках проекта обязанностей. Важно очень четко рассчитать нагрузку каждого члена команды, чтобы людей на реализацию проекта было не много, не мало, а столько, сколько нужно.

8. Проверьте прикрепленные файлы и ссылки
Убедитесь, что все необходимые документы добавлены к заявке и корректно открываются. Также проверьте, чтобы все ссылки работали и вели на нужные материалы. Помните, что не рекомендуется указывать ссылки на облачные хранилища, поэтому все коммерческие предложения, письма поддержки, скрины и прочие материалы вы можете оформить в единый документ и подгрузить в заявку одним файлом, а в комментариях к бюджету ссылаться на него.

9. Проверьте заявку на грамматические и стилистические ошибки
Грамотный текст делает заявку понятной и удобной для чтения экспертами, повышает их доверие к заявителю и производит более профессиональное впечатление. Помните, что некоторые пункты заявки будут размещены на сайте ФПГ для публичного доступа, и после подачи заявки исправить ошибки будет невозможно.

10. Проверьте соответствие бюджета календарному плану
Каждый расход в бюджете должен быть связан с конкретным мероприятием проекта. Экспертам должно быть понятно, на что именно будут потрачены средства и зачем они нужны. Важно проследить, что из бюджета проекта ясно, за счет каких средств реализуются все мероприятия календарного плана.

11. Проверьте полноту и обоснованность бюджета
Убедитесь, что в бюджете учтены все необходимые расходы для реализации проекта, включая собственный вклад организации и поддержку от партнеров проекта. При этом каждый расход должен быть дополнен развернутым комментарием с детальными расчетами, ссылками документы, подтверждающие стоимость, и обоснованием необходимости этого расхода.

12. Не забудьте включить страховые взносы
Если в проекте предусмотрена оплата труда для штатных работников организации или по гражданско-правовым договорам, необходимо учесть обязательные страховые взносы. Для организаций, не имеющих право на применение пониженных тарифов по страховым взносам, рекомендуется использовать в расчете:

·         30,2 % для расчета страховых взносов с сумм всех расходов на оплату труда по трудовым договорам;

·         30 % для расчета страховых взносов с вознаграждений по гражданско-правовым договорам.

Некоммерческим организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения:

·         7,8 % для расчета страховых взносов с сумм всех расходов на оплату труда по трудовым договорам на период реализации проекта до 31 декабря 2026 года и 15,2% для расчета соответствующих страховых взносов на период после 1 января 2027 года;

·         7,6 % для расчета страховых взносов с вознаграждений по гражданско-правовым договорам на период реализации проекта до 31 декабря 2026 года и 15% для расчета соответствующих страховых взносов на период после 1 января 2027 года.